SLEN
Pišite nam
BUMA Systems · Poslovni procesi

Avtomatizacija naročil brez ponovnega prepisovanja postavk

Naročilo je že zapisano v e-pošti ali PDF, vendar ga mora nekdo ponovno vnesti. Šifra izdelka, količina in dobavni naslov se med prepisovanjem hitro zamenjajo. Potrebujete preverjen prenos, ki zna ustaviti nepopolno naročilo.

Predstavite nam proces

Kako proces običajno poteka danes

Zaposleni odpre priponko, poišče kupca, preveri šifre in vnese postavke v ERP. Če je poimenovanje drugačno od šifranta, ugiba ali dodatno sprašuje. Spremenjeno naročilo lahko po pomoti postane novo.

Kje nastaja izguba časa

Ročni vnos je le del stroška. Dodatno delo povzročijo napačne količine, podvojena naročila in iskanje zadnje različice. Pred avtomatizacijo določimo, kateri podatek je zanesljiv identifikator in kdo odloča ob odstopanju.

Kako BUMA poveže korake

BUMA sestavi tok za zajem podatkov, preverjanje obveznih polj in ujemanje s šifranti. Neujemajoče se postavke označi za pregled. V ERP se prenese odobren zapis, skupaj z izvorom in identifikatorjem, ki pomaga preprečiti podvojitev.

PRIMER WORKFLOWA · DEMO

Pot od zahteve do rezultata

Ponazoritev možne izvedbe. To ni poročilo o projektu ali doseženih rezultatih stranke.

  1. Prispe naročilo s priponko
  2. Sistem prebere kupca in postavke
  3. Preveri šifre, količine in naslov
  4. Odstopanja pregleda zaposleni
  5. Potrjen osnutek se prenese v ERP
  6. Status obdelave se zabeleži ob izvirnem naročilu

Katere sisteme lahko povežemo

Potencialne povezave so e-pošta, ERP, šifrant artiklov, spletna trgovina in register naročil. API in dovoljenja preverimo pred izvedbo. Zajem iz skeniranih dokumentov preizkusimo posebej, saj kakovost slike vpliva na rezultat.

Kaj merimo in kje pričakujemo prihranek

Primerjamo čas vnosa na naročilo, število ročnih popravkov in zavrnjenih oziroma podvojenih zapisov. Cilj je manj tipkanja ob ohranjeni kontroli nad tem, kaj se dejansko vpiše v sistem.

Kako poteka implementacija

Za pilot izberemo en tip naročila ali skupino dokumentov. Testni nabor vključuje manjkajočo šifro, več strani, popravek naročila in ponovljeno sporočilo. Najprej preverjamo osnutke; neposredni vnos uvedemo le za dogovorjene, uspešno preverjene primere.

Pogosta vprašanja

Ali sistem razume vsak PDF?

Ne moremo tega obljubiti. Natančnost preverimo na vaših dokumentih; skeni, nečitljive slike in neobičajne tabele lahko zahtevajo ročni pregled.

Kako preprečite dvojni vnos?

Dogovorimo identifikator naročila in preverjanje že obdelanih sporočil. Ponovitev ali sprememba se označi, preden proces ustvari nov zapis.

Ali sistem potrdi dobavni rok kupcu?

Samo na podlagi razpoložljivega potrjenega vira in dogovorjenih pravil. Če podatek manjka, pripravi zahtevo za pregled.

Povezani poslovni procesi

Avtomatizacija emaila

AI razvrsti e-pošto, izlušči zahteve in pripravi osnutke odgovorov iz vaših pravil. BUMA poveže nabiralnik z nalogami in poslovnimi sistemi. Opišite težavo.

Ai avtomatizacija logistike

Iz prevoznega zahtevka uredite podatke o relaciji, tovoru in terminih. BUMA pripravi tok za preverjanje ter predajo disponentu. Opišite logistični proces.

Avtomatizacija poročanja

Zberite podatke iz CRM, ERP in preglednic v ponovljiv poročevalski tok. BUMA uredi preverjanje, izračune in pripravo poročila. Opišite svoj tedenski pregled.

Preglejmo pot od naročila do vnosa v ERP

Opišite vhodni podatek, ročne korake in orodja, ki jih uporabljate. Ocenimo izvedljivost ter predlagamo obseg prvega preizkusa.

Dogovorite se za uvodni pogovor