Avtomatizacija emaila za urejen skupni nabiralnik

Kako proces običajno poteka danes

Sporočila označujete ročno, priponke shranjujete v mape in pomembne naloge prepisujete v druga orodja. Del pogovora ostane v osebnem nabiralniku, zato sodelavec pri prevzemu nima celotnega konteksta.

Kje nastaja izguba časa

Največ prekinitev povzročajo preverjanje nujnosti, preusmerjanje in ponavljanje odgovorov. Če pravila niso jasna, lahko avtomatizacija to zmedo samo pospeši. Zato najprej določimo kategorije ter lastnika vsake vrste zahteve.

Kako BUMA poveže korake

BUMA pripravi tok za razvrščanje sporočil, zaznavanje potrebnih podatkov in ustvarjanje naloge. Osnutki odgovorov izhajajo iz potrjenih navodil ali podatkovnega vira. Samodejno pošiljanje je ločena odločitev; občutljive in nejasne primere lahko vedno zadrži pregled zaposlenega.

Pot od zahteve do rezultata

Ponazoritev možne izvedbe. To ni poročilo o projektu ali doseženih rezultatih stranke.

1. Prispe novo sporočilo
2. Sistem preveri nit in kategorijo
3. Izlušči nalogo ter ustrezne priponke
4. Poišče potrjena navodila za odgovor
5. Pripravi osnutek ali preda odgovorni osebi
6. Zabeleži status brez podvojene obravnave

Katere sisteme lahko povežemo

Preverimo možnosti vašega okolja Microsoft 365 ali Google Workspace ter povezave do sistema nalog, CRM in dokumentov. Končna izvedljivost je odvisna od API-ja, pravil skrbnika in dovoljenj za konkretni nabiralnik.

Kaj merimo in kje pričakujemo prihranek

Merimo čas ročnega razvrščanja, odprte zahteve brez lastnika in osnutke, ki jih je treba popravljati. Cilj je pregledna obravnava ter manj prekinitev, brez vnaprejšnje obljube popolnoma avtonomnega nabiralnika.

Kako poteka implementacija

Pilot začnemo v načinu označevanja in osnutkov. Testiramo daljše niti, preposlana sporočila, priponke in sporočila, ki sodijo v več kategorij. Pred pošiljanjem v produkciji določimo izjeme ter preprečevanje ponovnih odgovorov na isto sporočilo.