SLEN
Pišite nam
Računovodska avtomatizacija

Računovodstvo brezprepisovanja iz PDF-jev

Prejeti račun se prebere sam, pripiše se mu stroškovno mesto, podatki pridejo v program pripravljeni za knjiženje. Človek potrjuje, ne tipka.

Računovodstvo Po meri · 4–8 tednov 30-min intro
Dokumenti + Knjiženje

Kaj v računovodstvu avtomatiziramo

Rutinski del obdelave dokumentov opravi sistem. Presojo, ki jo zahtevata davčna in odgovornost, še naprej opravi računovodja.

  • Zajem prejetih računov iz e-pošte, mape ali portala v enoten register
  • Predlog stroškovnega mesta, konta in obdobja na podlagi vaših dosedanjih knjižb
  • Priprava podatkov v obliki, ki jo vaš računovodski program sprejme za uvoz
Podjetja z več sto prejetimi računi na mesec in računovodske servise, kjer isto delo teče vzporedno za več strank.
Potrditev namesto ročnega vnosa — sistem predlaga, človek potrdi
Pišite nam
Primeri, kaj v tem procesu gradimo
Zajem prejetih računov iz e-poštnega predala
n8n IMAP
Branje postavk in DDV iz računa v strukturirano obliko
Claude API Sheets
Predlog stroškovnega mesta iz zgodovine knjižb
Claude API Sheets
Priprava uvozne datoteke za računovodski program
n8n CSV/XML
Zaznava podvojenega prejetega računa
n8n Sheets
Opomniki za zapadle terjatve po stopnjah
n8n Email
Mesečno poročilo o stroških po nosilcih
Sheets Slack
Zbiranje potnih nalogov in računov od zaposlenih
Forms Drive
Obveščanje ob računu brez naročilnice
Slack n8n
Ne vidite vašega primera? Pišite nam — če tega ne znamo, vam to povemo. Pišite nam
Kontekst

Kaj avtomatizacija v računovodstvu je in kaj ni

Avtomatizacija računovodstva se pogosto prodaja kot zamenjava računovodje. To ni resno. Presoja, kaj je strošek in kaj investicija, kako se obravnava obmejni primer pri DDV in kaj bo vzdržalo pri davčnem nadzoru, ni naloga, ki bi jo kdorkoli smel prepustiti sistemu.

Kar pa je smiselno avtomatizirati, je pot dokumenta do trenutka odločitve: prejem, razvrščanje, izluščenje postavk, predlog konta na podlagi tega, kako ste isti strošek knjižili doslej, in priprava podatkov v obliki, ki jo vaš program sprejme.

Rezultat ni manj računovodstva. Rezultat je, da računovodja preživi večino časa pri odločitvah, ne pri prepisovanju številk iz PDF-ja v obrazec.

Pogosta vprašanja

Ali morate zamenjati računovodski program?

Ne. Delamo okrog obstoječega programa — večina slovenskih rešitev podpira uvoz iz datoteke, tudi kadar nima odprtega API-ja. Če uvoz podpira, ga uporabimo; če ne, se pogovorimo, kje je meja smiselnega.

Kdo je odgovoren, če sistem napačno predlaga konto?

Vi oziroma vaš računovodja — enako kot doslej. Zato korakov, ki nosijo davčno posledico, nikoli ne postavimo brez človeške potrditve. Sistem predlaga in pripravi, ne knjiži namesto vas.

Kako zanesljivo se preberejo skenirani računi?

Slabše kot strojno generirani. Pri skenih in fotografijah pričakujte, da bo del vrednosti treba popraviti. Zato tok vedno pokaže prebrano vrednost ob dokumentu, da je preverjanje hitrejše od tipkanja, ne pa slepo zaupanje.

Ali to deluje tudi za računovodski servis z več strankami?

Da, in tam je pogosto donosneje, ker se isti tok uporabi večkrat. Pomembno je le, da so podatki strank ločeni — to postavimo že v prvem koraku, ne naknadno.

Kaj se zgodi z dokumenti — kje so shranjeni?

V vašem prostoru za shranjevanje, ne pri nas. Dostope in pravice določite vi. Kadar tok uporablja zunanji jezikovni model, se pogovorimo, kateri podatki gredo vanj in kateri ne.

Koliko časa traja, preden kaj deluje?

Prvi uporaben korak — običajno zajem in branje prejetih računov — postavimo v dveh do treh tednih. Celoten tok do priprave za knjiženje praviloma 4–8 tednov, odvisno od tega, kaj vaš program sprejme.

Preden se odločite

Kdaj se to ne splača

Pri nekaj deset prejetih računih na mesec je ročna obdelava cenejša od postavitve in vzdrževanja avtomatizacije. To vam povemo na prvem klicu in vam ne prodajamo projekta, ki se ne bo povrnil.

Pišite nam

Koliko ur na mesec porabite za vnos dokumentov?

Pišite nam. Če je odgovor 'malo', vam to tudi povemo.

Pišite nam